Albert Bonniers Förlag, som startades 1837, ligger till grund för det som idag är Bonnierförlagen – och boken som produkt har i väldigt många år sett i princip likadan ut.

– Det som hänt de sista åren är att vi sett en formatförskjutning från den fysiska boken till e-böcker och ljudböcker. Framför allt har det varit en boom för ljudböcker, säger Anders Vendelvik som är cio för Bonniers svenska förlagsdel, Bonnierförlagen, och en av fem finalister till utmärkelsen Årets CIO vid CIO Awards.

– Och även om den fysiska boken lever så är det streamingtjänsterna som är de stora tillväxtområdena i dag.

Ljudböckerna otippade

Att ljudböckerna var det som skulle vara den stora vinnaren var inte så många som trodde till att börja med – då sågs e-boken som den stora utmanaren mot den fysiska boken.

Samtidigt påminner Anders Vendelvik att föregångaren till Storytel – Bokilur – faktiskt lanserades redan 2005, tre år före Spotify.

På den svenska marknaden dominerar Storytel, Nextory och Bonniers eget Book Beat som inte bara är plattformar för ljudböcker utan också e-böcker.

– De här streamingtjänsterna förändrar helt mängden böcker som ska tillhandahållas. Nyheterna blir inte lika viktiga längre medan just mängden och serier och liknande blir viktigare, säger Anders Vendelvik.

– Vi såg det här komma och redan runt 2015 började vi digitalisera vår backlist. Att ha en stor katalog är en enorm fördel och i dag har vi omkring 16 000 titlar.

Hantera längre kedjor

Men när så många titlar är digitaliserade skapar det utmaningar bakåt i kedjan.

– Tidigare hanterade vi nyheter som blev till kartonnage och sedan till pocket och sedan var det slut. Nu måste vi hantera hela den här volymen på runt 16 000 titlar som alltid är tillgängliga – det handlar om rättighetsperspektiv och royalties och att avtal inte löper ut. Samtidigt har vi inte fler medarbetare.

För att optimera det blir automatisering viktigt att titta på framåt konstaterar han. Men det behöver inte handla om att skaffa rpa-bottar.

– Vi har tittat både på rpa och olika AI-varianter men inte kommit till skott. Men det går att åstadkomma mycket i befintliga system utan att lägga en robot på toppen. Vi har inte riktigt sett att vi har den utväxlingen vi behöver för att satsa på rpa. Om det bara handlar om ett antal små processer kostar det mer än det smakar – om man inte har stora processer så är det inte så effektivt som man tror.

I samma veva som Bonnierförlagen digitaliserade sin katalog för fem år sedan gjorde man också en översyn av om it-strukturen och it-miljön verkligen matchade det man ville åstadkomma med de strategiska mål som sattes upp,

– Nja. det kanske vi inte hade. Så vi gjorde en stor genomlysning – vilka svagheter fanns? Vad kunde vi leverera? Resultatet blev det vi i all anspråkslöshet kallade Det jättestora it-projektet. Så mycket har vi inte investerat på många herrans år, säger Anders Vendelvik.

Eget system för bokens resa

Klientplattformen byggdes, man såg till att utveckla den digitala distributionen och insamlingen av metadata och man skapade en portal för de författare som är knutna till förlaget bland annat.

Och så byggde man Mockingbird – ett eget system som tar hand om en boks hela resa – från idén när boken föds, över redaktionen till produktion, marknad och till sist försäljning.

Visserligen finns en del alternativ på marknaden konstaterar Anders Vendelvik men inget av dem var riktigt det som man var ute efter.

– Vi valde att köra hela utvecklingen själva och agilt. Det är första gången vi gjort det i större skala och det har visat sig vara ett bra vägval men det var inte helt lätt i början. Vi såg till att starta med pukor och trumpeter för att se till att involvera alla medarbetare.

Och det lyckades man bra med – när det var sprintdemos varannan vecka var det ofta upp till 40 personer på plats berättar han.

– Engagemanget ute i verksamheten var stort. Alla såg det som vårt viktiga system.

I slutet av 2017 var systemet klar och sedan dess används det både i Sverige och på Bonniers finska förlagsdel.

Konkurrent hörde av sig

Men efter några år tog konkurrenten Norstedts kontakt och undrade om det var möjligt att använda systemet på licens.

Efter några förstudier slöts ett avtal före sommaren i år och nu i höst drogs implementationsprojektet igång.

– Ur ett branschperspektiv är det en intressant variant. Norstedts är vår största konkurrent på den skönlitterära sidan så först såg vi det som att systemet faktiskt är affärsviktigt för oss. Men sedan vi diskuterat en del kom vi fram till att det kanske är bra för branschen och att det gynnar oss mer – att böckerna blir så bra som möjligt och att de syns i bruset.

Bonnierförlagens it-avdelning är normalt en renodlad inhouseavdelning men nu har man alltså fått ägna sig åt att implementera systemet hos konkurrenten. Och fler förlag har hört av sig enligt Anders Vendelvik.

– Nu funderar vi över hur vi ska produktifiera det här och se till att få ett tydligt ramverk för vad som gäller.

Det handlar om sådant som hur det ska utvecklas vidare och hur mycket kunderna ska påverka det. Ska Bonnierförlagen också behandlas som en kund?

– Det är en spännande resa vi är på väg in i. Men även om det här systemet är ett viktigt verktyg så är det inte genom det vi vinner slaget. Vår kärnverksamhet är att hitta de bästa berättelserna, säger Anders Vendelvik.

För att stötta det arbetar Bonnierförlagen mycket med att arbeta så datadrivet som möjligt.

– Vi lägger mycket tid på att få tillgång till så mycket data som möjligt – men vi säljer ju väldigt lite till slutkund, det är egentligen bara via våra bokklubbar. Och vi arbetar mycket med metadata där vi jobbar ganska mycket för att optimera effekten i sökmotorer. Metadata är vårt stora guld.

På CIO Awards den 14 december utser vi Årets CIO, Årets digitala projekt, Årets hållbara projekt och Årets digitala inspiratör. Vinnarna utses av en oberoende jury bestående av tidigare vinnare, forskare och experter. Var med och heja fram vinnarna därifrån du befinner dig.

Läs också: 40 000 användare blev 700 000 – så skalade Stockholmsvården upp digitala besök

Fakta

Anders Vendelvik är cio på Bonnierförlagen och en av fem finalister i årets CIO Awards. Så här svarar han på frågor om sin syn på rollen:

Om du skulle beskriva cio-rollen – vad skulle du lyfta fram?
– Min roll i dag är att vara en brygga mellan it och affären. Det är oerhört viktigt att it bidrar och är värdeskapande i företaget. För vår del fanns inte cio-rollen före 2015 och nu rapporterar jag till vd och sitter i ledningsgruppen – det är en tydlig markering att it är viktigt och bidrar till verksamheten i en så här traditionell bransch.

Vad behövs för att bli en bra cio?
– Man måste förstå sin bransch och vilka utmaningarna är. Sen är ju ledarkapet viktigt – inte minst i de här tiderna när vi arbetar hemifrån. Vi tillämpar ett aktivt självledarskap där man som chef har en mer coachande roll och ska skapa tydlighet kring mål och ramar. Men tilliten till medarbetarna och att de växer och lär sig är helt avgörande.

Vad tror du blir viktigt för cio:er framåt?
– Naturligtvis nyfikenhet. Man måste våga prova och våga misslyckas. Det kommer en massa saker – allt är inte för alla men man måste ändå se om det är något som kan användas. Det är en snabbt föränderlig omvärld och vi måste se till att lösningarna är så flexibla som möjligt. Och samtidigt som vi känner oss framåt agilt så har vi också legacy som inte agerar på samma sätt och som inte är utbytt på en kvart. Vi måste balansera den problematiken.