Databehandling blir allt viktigare för företagen. Det gör också att mängden lagrad data ständigt växer. I takt med att digitaliseringen och automatiseringen ökar delas dessa data med ett växande antal system och anställda. Därför är en genomtänkt datahantering centralt för att bibehålla datakvaliteten och för att kunna driva utvecklingen framåt. Korrekt och ändamålsenlig datastyrning gör det lättare för företagen att hantera det växande flödet av data och leder i slutänden till högre effektivitet och större transparens.

Datastyrning – en definition

Datastyrning, eller data governance, definierar regler och processer för hur beslut som rör data ska fattas. Datastyrningsstrategin är visionen bakom datastyrningen. Den definierar företagets strategi för hela organisationen och särskilt skyddet av data. En datastyrningsplan dokumenterar regler och processer för hela företaget. Detta skapar en grund för alla projekt som rör datahantering och definierar standarder för databearbetningen. Här är fyra huvudmål som uppnås med data governance:

  • Säkerställa dataskydd och datasäkerhet. I datastyrningsstrategin definieras nivån på dataskydd och datasäkerhet. Det styr vilka åtgärder som ska vidtas för olika processer.
  • Ta hänsyn till alla aspekter. Vid bearbetning av data måste flera roller vara inblandade. Synpunkter från jurister, säkerhetsansvariga och andra intressenter måste beaktas. Datastyrningen definierar inte bara hur beslut om databearbetning ska fattas utan också vilka som ska vara inblandade. På så sätt säkerställs att ingen aspekt glöms bort.
  • Dokumentation av databehandling. Om datastyrningsplanen innehåller en mall för dokumentation blir det lättare att sprida en kultur av korrekt dokumentation inom företaget. Dessutom blir den enhetlig i alla projekt när det gäller vad som dokumenteras – och hur. Medarbetarna kan lättare få inblick i andra projekt och kvaliteten på dokumentationen ökar.
  • Transparens. Genom en en enhetlig och lättillgänglig dokumentation skapas tydliga flöden där det går att följa informationen – ända från inhämtandet till raderandet och behandlingen i olika processer på vägen. Det blir också tydligt vem som ansvarar för vad i de olika stegen.
Förutom de hårda målen ger datastyrningen också flera mjuka fördelar:
 
  • Medvetenhet om datahantering. Genom att de principer som anges i strategin tillämpas i alla projekt, blir medarbetarna medvetna om data och de krav som gäller för dem. Det främjar efterlevnaden av dataskyddsregler och säkerställer högre datakvalitet.
  • Kostnadseffektivitet och mervärde. Genom att höja datakvaliteten och framför allt transparensen i hela dataflödet går det ofta att göra kostnadsbesparingar. Det kan även ge upphov till nya produkter eller tjänster genom att skapa åtkomst till data som tidigare inte använts.

Vägen till datastyrning

Tyvärr går det inte att köpa datastyrning som en produkt direkt från hyllan. Den måste utvecklas individuellt för varje företag. Men allt behöver inte uppfinnas från grunden. Det finns gott om insikter kring datahantering tillgänglig. Utmaningen är att hitta rätt processer med hjälp av rätt medarbetare.

Det första steget är att utveckla en strategi för datastyrning. För det ändamålet bestäms först en vision. De mål som ska uppnås med datastyrningsstrategin härleds sedan från denna vision.

Strategin konkretiseras sedan i datastyrningsplanen. Denna plan dokumenterar hur beslut fattas vid bearbetning av data. Principerna för dataskydd och datasäkerhet registreras också.

Men varken beslutsorganisationen eller dataskydds- och datasäkerhetsprinciperna är desamma för alla data. Det är därför klokt att först hitta grupper av data med samma krav. Reglerna i datastyrningsplanen kan sedan definieras separat för varje datagrupp.

Datastyrning är inte en enkelriktad process. Som med alla långsiktiga strategier bör datastyrning betraktas som en kontinuerlig process. Resultaten måste jämföras med målen om och om igen för att finslipa hanteringen och, om det behövs, också målen. Inom datastyrning definieras värden som är så mätbara som möjligt i strategin.
 

Grundläggande frågor för datastyrningsstrategin

Vid utvecklingen av datastyrningsstrategi bör följande frågor beaktas:
 
  • Hur exakt ska beslutsprocesser definieras?
  • Hur viktigt är samspelet mellan olika datasystem inom företaget?
  • Hur ska datasäkerhet, dataskydd och regelefterlevnad (compliance) värderas?
  • Hur mycket arbete bör läggas på att skydda datakvaliteten?
  • Hur viktig är dataanvändningen för andra grupper inom företaget, till exempel för att skapa dashboards för ledningen?

Var och en av dessa frågor måste värderas noga. I den första frågan väger man graden av frihet och ansvar för de anställda mot fördelarna med transparenta och konsekventa beslut. I de återstående frågorna vägs fördelarna som uppnås mot resursförbrukningen.

För att säkerställa en kontinuerlig optimering av datastyrningen är nyckeltal en effektiv metod. Här är några exempel på möjliga nyckeltal:

  • Mätning av datakvalitet
  • Antal dataincidenter
  • Andel projekt som uppfyller riktlinjerna i datastyrningsplanen

Även om mätvärden är svåra att samla in, bör man ändå försöka. Datakvaliteten går att mäta med noggrannt definierade regler och stickprov. Mått på projektavvikelser kan fås genom avstämningar under projektgruppsmöten eller genom anonyma medarbetarundersökningar.