Arbetsplatsen har blivit en hybrid nu när så många har fått vänja sig vid att jobba hemma, eller på distans. Och det gäller även för it-chefer och andra arbetsledare.

Om man är chef spelar det ingen roll om man jobbar på distans en dag i veckan eller hela veckan. Ledarskapet måste förändras – kanske för gott.

De nya arbetsformerna påverkar företagsledning på många sätt. Det kan gäller utveckling av it-strategier, företagskulturen, förändringshantering och samarbete med kollegor i verksamheten. Detta är förstås en utmaning, men det ger också öppningar för tillväxt.

Här är några förslag från it-chefer – som själva jobbar hemma – om hur du ska få ut det bästa av den förändrade arbetsplatsen.

Sätt it-personalens behov först

En nyckel till framgångsrik ledning av ett it-team på distans är att engagera medarbetarna så mycket det går. Det säger Lonnie Johnson, it-chef på KVC Health Systems, en icke vinstdrivande organisation för barns hälsa och välbefinnande.

– Förvissa dig om att de har allt de behöver för att lyckas, säger Lonnie Johnson.

– Jag gav dem lov att åka in till kontoret och hämta bildskärmar, häftapparater, till och med kontorsstolen om de så önskade. När vi gick över till hemarbete blev vi tvungna att dela ut en massa utrustning till alla i organisationen på kort tid, men jag såg till att it-personalen hade alla grejer, all åtkomst och andra it-tjänster som de behövde först.

Det gällde trådlösa nätverk, trådlösa internetförstärkare, virtuella privata nätverk (VPN), kameror och annat:

– Jag ville inte att det skulle finnas några känsliga punkter som skulle hindra oss från att leverera tjänster, nu när världen började bli beroende av it för att alls fungera, säger Lonnie Johnson.

Det var i mars 2020 som KVC beslöt att alla anställda i de fem delstater där företaget är verksamt skulle jobba hemifrån. Först handlade om två veckor, men som många andra organisationer har KVC tvingats att förlänga hemarbetsprogrammet:

– Våra erfarenheter är förvånansvärt positiva, säger Lonnie Johnson, som har jobbat hemifrån sedan mars 2020 och räknar med att fortsätta med det:

– Vår it-personal gjorde ett fantastiskt jobb med att lägga över vår personal till distansarbete på mycket kort tid.

Håll kontakt

Ständig kommunikation med it-personalen blir mycket viktigare när man leder på distans. En särskilt bra anledning att hålla regelbunden kontakt är att hjälpa dem att handskas med stressen dessa dagar.

– Jag vill uppmana alla chefer att vara mycket uppmärksamma på it-teamens mentala hälsa, säger Lonnie Johnson:

– Visserligen är de flesta it-människor introverta, men alla behöver mänsklig kontakt. Att jobba hemma i ensamhet kan ta knäcken på vem som helst.

Därför har Lonnie Johnson varit noga med att titta till personalen ofta, och han insisterar på att andra it-chefer på KVC ska göra det också. Teamet anordnar virtuella sociala träffar och har haft grillfest på parkeringen, givetvis med iakttagande av smittskyddsreglerna.

Stärk och utveckla företagskulturen genom klok användning av samarbetsverktyg

Videokonferenser har blivit det vanliga sättet att arbeta tillsammans för it-chefer under pandemin. Men företagen använder en lång rad nätbaserade samarbetsverktyg för att hålla alla sammankopplade. Även om Zoom-utmattning kan vara nära kan sådana här lösningar hjälpa chefer och medarbetare att bli mer produktiva.

– Nu finns det så många verktyg och appar för konferenser och gemensamt arbete att vi måste högprioritera att välja ut och integrera några av dem i arbetsflöden och engagemang som redan före pandemin, säger Michael Ringman, it-direktör på Telus International, ett företag som jobbar globalt med kundupplevelser och digitala tjänster:

– Det var en stor fördel när pandemin började. Vi har kunnat fortsätta att stötta jobb hemifrån för vår personal runt jordklotet och bibehålla höga nivåer av engagemang, samarbete och produktivitet, säger Michael Ringman.

Samarbetsverktygen spelar också en central roll när det gäller att stötta företagskulturen, och stridsviljan är hög, säger Michael Ringman. Han stöder sig på en enkät som Telus gjorde under 2020. Den visade att många av de tillfrågade kände sig avskilda från sina kollegor när de jobbade på distans. På frågan om vad de saknade mest från jobbet på kontoret toppades listan av småprat och interaktion med kollegor, därefter kom samarbete ansikte mot ansikte i ett team.

– En enkel lösning på de problemen? Välj verktyg som gör det lätt för oss att kommunicera med varandra varje dag.

It-avdelningen på Onslows kommun i North Carolina har också haft fördelar av regelbundna möten när det gäller företagskulturen.

– Jag tror att det första på listan måste vara att bibehålla och utveckla teamets kultur, säger Glenn Hasteadt, it-chef:

– Jag upptäckte att detta blir mycket svårare utan kroppsspråket och andra ledtrådar som man fångar upp vid spontana möten. Jag förstod att jag måste vara mycket mer tydlig i mina ansträngningar att bygga företagskultur.

Genom korta möten med grupper eller individer har Glenn Hasteadt kunnat bygga starkare relationer med medarbetarna. Pandemin bidrog till en övergång till samarbetsteknik, som Microsoft Teams, för daglig kommunikation och möten:

– Vi hade drivit igenom många förändringar i organisationen under de senaste fyra åren, och jag kämpade med att få folk att använda Microsoft Teams, säger Glenn Hasteadt:

– Medarbetarna visste hur man använder det, men kulturellt var de motvilliga, för de hade inte helt och hållet anpassat sig till de andra förändringarna. Som tur är hade vi gått i den riktningen ett tag före pandemin. Nu fick vi flera grupper som aldrig tidigare hade jobbat på distans och som blev tvungna att göra det.

Inred en speciell arbetsplats

Alla som jobbar på distans bör ha en särskild arbetsplats som bara används för arbetet. Det gäller i synnerhet för höga chefer som måste fokusera på många viktiga saker samtidigt och som ansvarar för ledningen av många anställda.

Det är kanske inte alltid lätt, eller ens möjligt, särskilt om hemmet som man jobbar ifrån är trångt. Men det är en bra princip.

– Om du pratar högljutt – eller om du har familjemedlemmar eller rumskamrater som gör det – eller om du och dina kollegor handskas med känslig information, så kan det hjälpa att använda ett ledigt sovrum eller ett rum i källaren. Eller åtminstone skaffa ett skrivbord med lock som du kan stänga när du inte använder den. Det främjar inte bara dina personliga relationer, det gör också att du kan stämpla ut helt och hållet vid arbetsdagens slut, säger Michael Ringman.

– Mina kollegor och jag tycker att det blir enklare att skilja mellan arbete och fritid om våra arbetsredskap är undanstoppade, säger Michael Ringman.

Han har arbetat på distans i flera år, och därför har han kunnat ägna tid åt att hjälpa och stötta teammedlemmar som har fått ägna sig åt hemarbete för första gången.

Tappa inte känslan för jobb på kontoret

Att jobba hemifrån är något helt annorlunda än att jobba på kontoret. Men för att behålla fokus bör man som it-chef ändå ta itu med arbetsdagen som om man var på kontoret.

– Jag stiger upp vid samma tid, gör mig klar och klär på mig precis som jag skulle göra om jag pendlade till jobbet, säger David Lloyd, it-chef på Park Industries. Det är ett företag som tillverkar utrustning för stenhuggeri. Där har de anställda jobbat hemma sedan i mars 2020:

– Det gör att jag håller fokus. Det visar mitt team och alla andra som jag jobbar med att arbetet fortfarande är min första prioritet och att jag inte låter distansarbetet påverka min arbetsdag.

Dessutom anser David Lloyd att arbetet på huvudkontoret både är något socialt och professionellt. Han understryker det genom att anordna informella sammankomster med sin avdelning två gånger i månaden:

– Det ger alla möjlighet att slappna av, få veta vad de andra gör när de inte arbetar, hur det går med barnen och husdjuren, säger han:

– Det är inte samma sak som ett snack i korridoren eller lunch ansikte mot ansikte. Men det gör att folk håller kontakten och visar dem att jag även bryr mig om vad de gör vid sidan av arbetet.

Lloyd har alltid haft ett nära samarbete med chefer på andra avdelningar, och det har han fortsatt med, fast nu mestadels på distans:

– Jag ser till att göra våra projekt transparenta, och jag har återkommande diskussioner med de andra cheferna för att säkerställa att vi satsar på rätt saker för att kunna stötta dem på bästa möjliga sätt, säger han:

– Jag ser också till att vi är så flexibla som det går, för som det nu är måste vi kunna prioritera om i farten. Det har bidragit till att göra vår verksamhet fokuserad och stark.

Distansarbete ”har gått förvånansvärt bra, med tanke på att vi inte arbetade på distans alls före pandemin, säger David Lloyd:

– Vi kommer så småningom att införa flexarbete så att folk ska kunna jobba från kontoret eller hemifrån.

Försumma inte din egen karriär

Arbete hemifrån kan spara tid för it-chefer. Tiden man sparar på att slippa pendla kan öppna möjligheter för vidareutbildning och nätverkande, och det kan bättra på kunskaperna och skapa nya möjligheter inom yrkeslivet.

Så ser Mark Ohlund, it-direktör på Armada, ett företag som jobbar med försörjningskedjor och logistik, på saken.

Armada drog igång ett test för hemarbete för kontorspersonal i början av mars, och det slutade med klartecken. ”Vi gick aldrig tillbaka till kontoret”, säger Mark Ohlund:

– Det har gått så bra att vår vd har sagt att vi ska gå över till en modell med skrivbordsbokning (hoteling) i framtiden. Det finns inga planer på att alla ska återvända till kontoret.

Under tiden med distansarbete har Mark Ohlund tagit tillfället i akt att gå på virtuella konferenser:

– De tycks vara rätt effektiva sätt att utbyta information, säger han:– Dessutom deltar jag i webbinarier och analytikersamtal för att skaffa kunskap och insikter om lösningar och potentiella lösningar.Jobb hemifrån har ”definitivt gett mig extra möjligheter till inlärning och till ’personliga innovationstankesmedjor’”, säger Lonnie Johnson:

– Många företag erbjuder nya former av utbildning på nätet, träning och virtuella konferenser. Det är ingen brist på utbildningsmöjligheter. Det finns också många nya forum och möten som är inriktade på att föra it-ledare samman för att dela med sig av idéer och tankar om hur man blir framgångsrik i denna nya miljö.

Läs också: Fyra tecken på att du har en dysfunktionell it-kultur – och hur du fixar det