Styrelseledamöter som Jean Holly kan vara en cio:s bästa vän eller värsta fiende. Hon är själv en före detta cio och kontaktar alltid cio:n före styrelsemöten för att tipsa om hur frågorna från styrelsen ska besvaras på bästa sätt.

– Men det är påfallande ofta de inte följer mina råd, konstaterar Jean Holly.

Dessa cio:er, särskilt de som är nya i rollen, ger sken av att bara vara intresserade av tekniken, utan att förstå verksamhetens behov, eller, ännu värre, att de inte bottnar i rollen.

Cio:er har större inflytande än någonsin tidigare företagsledningen. Vd:n och styrelsen kan styra skutan, men de förlitar sig på cio:ns radar för att se vad som är på gång. En cio måste vara beredd att svara på de här sex frågorna.

Innan du träffar styrelsen för första gången är det viktigt att ta reda på varje styrelseledamots bakgrund och vilka andra styrelser de sitter i, säger Gary Cantrell, tidigare cio på tillverkningsföretaget Jabil, som träffade med sin styrelse kvartalsvis.

– De flesta styrelseledamöter är inte djupt insatta i it, men de vet vad som är viktigt genom att läsa nyheter eller genom vad de har lärt sig från andra styrelser som de sitter i. Om du hålla koll på de andra bolaget och läser på om incidenter de drabbas av innan du träffar styrelsen, kan du enkelt svara på frågor, säger Gary Cantrell.

1. ”Är vi sårbara för aktuella cyberhot?”

Cybersäkerhet är fortfarande oerhört viktig fråga för styrelsen, särskilt med tanke på kriget i Ukraina och den globala oron. Cio:er bör vara beredd att svara på den frågan utan vare sig överdriva hoten eller eller verka överdrivet självsäkra.

– Var beredd på cybersäkerhetsfrågor kopplade till faktisk risk, säger Jay Ferro, informations- och teknikchef på Clario.

– Förklara att sannolikheten för att risk X ska inträffa är mycket låg, men att konsekvenserna skulle blir stora, så det här är vad vi gör för att minska den risken. Berätta om inom vilka områden ni inte känner er helt säkra, men följ upp med en redogörelse för hur ni arbetar för att förbättra säkerheten.

Här kan cio:er hjälpa styrelsen att se förbättringar genom att följa upp diagram som visats vid tidigare styrelsemöten, så att framstegen blir tydliga.

Men det handlar inte bara om sårbarheter. Jay Ferro berättar att han många gånger har fått frågan ”lägger vi tillräckligt mycket pengar på cybersäkerhet?”.

– Man vill ju alltid spendera mer, men tänk på att vd:n också är med på mötet så man måste vara försiktig med hur man svarar. Du vill inte kasta vd:n under bussen.

Å andra sidan har det nuvarande ekonomiska klimatet fått vissa styrelser att fråga sig ”kan vi göra det här billigare?”, säger Alexander Lowry som driver podcasten Boardroom Bound. Normalt sett är svaret nej om företaget vill ha kvar ett bra skydd och behålla kompetent personal, konstaterar han.

– Tid, kostnad och kvalitet bildar balanstriangeln och cio:er måste förklara vikten av alla tre faktorerna, säger Alexander Lowry.

Ledamöter som sitter i flera styrelser kan också fråga om befälsordningen i organisationen. Därför får cio:er ofta frågan ”ska it-säkerhetschefen ska rapportera till cio:n eller till någon annan?”.

– Ungefär 90 procent av cio:erna vill basa över it-säkerhetschefen. Men i ett techbolag som har teknikutveckling som levebröd, kanske till och med inom säkerhetsområdet, bör det inte ligga under cio. Styrelsen föredrar två ledare i det fallet, säger Jean Holly.

2. ”Investerar vi i teknik som överensstämmer med vår strategi?”

Styrelsen vill ha garantier för att cio:n har kontroll över de teknikinvesteringar som är kopplade till företagsstrategin.

– Avmystifiera den kopplingen. Visa hur investeringarna är kopplade till helheten och visa omedelbar avkastning så mycket du kan, säger Jay Ferro.

Anupam Khare, global cio och digitalchef på Oshkosh Corp, försöker utbilda sin styrelse med sina presentationer.

– Min presentation har stort fokus på affärsverksamheten så att man kan se fördelarna först, tekniken kommer senare. Det skapar nyfikenhet på hur tekniken skapar värde, säger han.

– När jag berättar att det här projektet eller den här tekniken har skapat den här effekten på resultatet, väcks intresset. Sedan förklarar jag drivkraften bakom denna påverkan, och det leder till en bättre förståelse för hur tekniken fungerar.

Styrelseledamöter kan också komma med egna förslag på teknik som de hört talas om från konkurrenter eller från andra bolag. Därför bör cio:er också vara beredda på att svara på frågan ”ska vi använda samma teknik som företag X?”

– Besvara frågan utifrån ett affärsperspektiv, inte ur ett teknikperspektiv. Svaret beror på hur verksamheten går och var ni befinner er inom just det teknikområdet, säger Jean Holly.

Hon säger att det också är klokt att förbereda en lista med tre områden som du skulle investera i om du hade fick större budget.

– Det är en nyckelfråga som man alltid måste ha ett bra svar på om verksamheten skulle generera mer pengar eller om någon inte gör av med hela sin budget, säger hon.

– Om vi till exempel lägger 5 miljoner dollar på det här aktiva projektet kan vi få den här avkastningen på sex månader. Det kanske inte heller är it-relaterat. Om vi vill göra det förvärvet under första kvartalet nästa år, varför inte göra det under fjärde kvartalet i år, nu när resurserna finns.

Jean Holly hade också en lista över projekt som hon kunde bromsa eller stoppa om verksamheten gick sämre eller om företaget hade ett tufft kvartal. De främsta kandidaterna var projekt där verksamheten inte var tillräckligt engagerad eller där verksamheten inte kunde få tillräckligt många medlemmar i projektet.

3. ”Hur behåller och attraherar ni rätt kompetens?”

Styrelsemedlemmar läser om den globala bristen på it-kompetens och frågar cio:erna vad de gör för att utveckla den internt och hur de behåller sina anställda, enligt Gary Cantrell. De frågar också om hur många som lämnar företaget och hur de lockar till sig ny personal. Erbjuder ni bara högre lön eller andra förmåner?

4. ”Ska vi använda automatisering för att fylla rekryteringshål?”

Om det inte finns tillräckligt med kvalificerad arbetskraft kan vissa styrelsemedlemmar också fråga om automatisering eller robotisering som ett alternativ.

– Frågan kan vara ’eftersom vi ändå inte kan få tillräckligt många anställda för att utföra dessa uppgifter, kan vi göra det effektivare med automatisering? Inte bara idag, utan skulle det göra oss mer motståndskraftiga eller hjälpa oss att arbeta billigare på medellång eller lång sikt?’, säger Alexander Lowry och råder alla cio:er att upprätta en lista över vilka delar av verksamheten som kan eller bör automatiseras.

5. ”Hur jobbar du för att skapa ett mångsidigt, jämlikt och inkluderande teknikteam?”

Med den ökande betoningen på mångfald, jämlikhet och inkludering som ett viktigt mål och produktivitetsdrivande faktor bör cio:er också vara beredda att beskriva sina initiativ på det området, inklusive hur de hittar den kompetensen, till exempel genom samarbete med organisationer som kan hjälpa till, konstaterar Jay Ferro. Den här typen av frågor om företagsansvar kan också omfatta hållbarhetsfrågor.

– Vad gör ni för att driva en mer hållbar teknikorganisation – oavsett om det handlar om att minska era datacenters kllimatavtryck eller flytta till molnet, säger han.

6. ”Vad bör vi oroa oss för som inte finns på vår radar?”

Styrelsen förlitar sig på cio:ns radar för att hjälpa dem att utforma affärsstrategin. En skarp topp tre-lista bör vara en början.

– Det handlar inte om att vara apokalyptisk eller att övertala eller överförklara, säger Jean Holly.

– Jag skulle alltid tänka mig ett svar i förväg, både internt och externt. Jag börjar med något i stil med ’externt finns det en möjlighet att öka intäkterna med x procent’. Eller så frågar jag: ’Vet du vad våra konkurrenter gör?’ Och jag skulle utveckla det. Eller så börjar jag med att säga att den konkurrent som vi inte ens ser i dag förmodligen gör detta, säger hon.

Att hantera det oväntade

Om det kommer en fråga som du inte är beredd att besvara, hitta aldrig på ett svar.

– Var beredd att säga ’jag får återkomma till dig om det’, eller bara ’det är en bra fråga som vi har på vår radar. Låt oss ha ett separat samtal om det’, säger Jay Ferro.

Förberedelser lönar sig, konstaterar Gary Cantrell:

– Det är alltid det första intrycket som är viktigast. Om du kan få en bra start under de tre första mötena blir livet mycket lättare. Om inte, blir det en utmaning, säger han.