Så leder han som cio – med tillit och kul-faktor

Han skulle bli polis hade han tänkt, Johan Acharius. Men så blev det inte för när det var dags att söka så pausade Polishögskolan.

– Politikerna hade kommit fram till att det fanns för mycket poliser så den stängde under tre år. Så där stod jag och visste inte vad jag skulle göra.

Med facit i hand så kanske det var lika bra för via några kompisar hörde han om hur man kunde koppla ihop datorer och hoppade på ”några enklare ettårskurser” som i sin tur ledde till att han blev konsult. Efter att ha arbetat med Pharmacia Upjohan fick han ett uppdrag för Swedbank där han ledde arbetet med att byta ut alla datorer i ett enda svep.

– När personalen gick på kvällen hade de IBM 4700 och på morgonen hade de i stället en pc. Det var en kulturresa av guds nåde, säger han.

Efter ett tag blev en tjänst ledig på banken och då tog Johan Acharius steget över till kundsidan och en it-avdelning.

Landade på Kronofogden

Efter 12 år på Swedbank och en mängd olika chefsjobb sökte han sig till konsultandet igen – men det hann bara gå ett år innan han sögs upp av en it-avdelning igen. Denna gång på Kronofogden.

Till att börja med hjälpte han dem med investeringsstyrning och portföljstyrning och att få med verksamheten i det. Men efter åtta nio månader stod det klart att hela utvecklingen och förvaltningen skulle plockas hem efter att Skatteverket haft hand om det.

– Att starta något alldeles från början utan ryggsäckar – det var ett uppdrag jag inte kunde tacka nej till. Tio medarbetare valde att följa med till oss på Kronofogden och jag minns hur vi satt i kafeterian en mulen morgon och knaprade på en vetelängd och sa ”okej, det är vi som ska göra det”.

Bland det första man tog itu med var att skrota stordatorn – något som han tidigare liknat vid en arkeologisk utgrävning.

Under arbetets gång, för fem år sedan, fick han jobbet som cio.

Duktigt mycket fördomar

Så hur skiljer det sig då att vara cio på en myndighet efter alla dessa år på den privata sidan?

– Jag hade duktigt mycket fördomar innan jag klev in i myndighetsvärlden – att det skulle vara trist, tråkigt och trögt. Men i stället finns det en go framåt av sällan skådat slag och en stor mängd extremt kompetenta människor. Kompetenser som näringslivet dreglar över, säger han.

Tydligheten är större på den privata sidan – det handlar om att ge värde till aktieägarna – medan det finns fler aspekter samtidigt för en myndighet och det blir svårare att göra målformuleringar.

Johan Acharius tycker inte heller man ska glömma att det handlar om att göra något gott i samhället när man arbetar myndighetsvärlden.

– Det är en digitaliseringsresa som pågår nu och jag skulle inte säga att den teknik. de verktyg eller de möjligheter vi har inte är sämre än i näringslivet. Vi har också fördelen att ha en långsiktighet eftersom vi inte är beroende av finansiella resultat.

Tillit – inte kontroll

För Johan Acharius är det viktigt att känna tillit till sina medarbetare och att inte kontrollera dem.

– Jag tror på självledarskap, att ge människor mycket ansvar. Människor som jobbar i vår verksamhet har en vilja att göra bra ifrån sig, det är grundpelaren. Och då måste de få frihet under ansvar. Min roll är inte att kontrollera utan att coacha och stötta.

För att lyckas med det är det viktigt med regelbundna avstämningar och att ständigt bolla och resonera kring de utmaningar som finns.

Ett sätt att också hålla koll på hur medarbetarna mår på gruppnivå är att låta dem varje vecka ange på en skala från ett till tio hur kul veckan varit.

Då handlar det inte bara om jobbet utan om allt – kanske barnen snorar, du satt i bilkö eller något annat som gör att du inte är i balans då blir kul-faktorn lägre medan en vecka där du gjort roliga saker på fritiden hamnar högre.

– Allting hänger ihop och produktiviteten sänks oavsett om anledningen har med arbetet eller privatlivet att göra, säger han.

– Det här kanske låter lite naivt men det är ett sätt för mig att ta tempen på min avdelning och för medarbetarna att själva kunna reflektera över sin situation om de satt ett lågt betyg flera veckor i rad. Varför vantrivs de? Ska de kanske agera på det?

Få slut med ”nån-annan-ism”

I sin tur ska självledarskapet också leda till att man slutar peka på andra när det dyker upp utmaningar och problem. I stället handlar det om att öka samarbetet, inte minst med verksamheten utanför it-avdelningen.

– Tekniken kan både driva och stödja verksamhetsförflyttningar. Tiden är förbi när man bara lämnar en beställning till någon annan – ”nån-annan-ismen” kommer att försvinna.

Och då gäller det också att se till att olika områden – som exempelvis AI - inte betraktas bara som en spännande kompetens på it-avdelningen utan som en ny verksamhetsförmåga.

– Vi måste se till att medarbetare utbildas och skapa nya styrstrukturer för att etablera en sådan ny verksamhetsförmåga och då krävs också mod från verksamheten, säger Johan Acharius.

Kronofogden är en av de myndigheter som tidigt drog slutsatsen att de amerikanska molntjänsterna inte kan användas eftersom man anser att det strider mot GDPR så länge som amerikanska myndigheter har rätt att kräva ut uppgifter.

Bara uppsidor

Och Johan Acharius ser det arbete som gjorts för att hitta andra tjänster framåt som mycket lyckosamt.

– Det finns bara uppsidor av att vi var så tydliga. Jag tror att det är bra att sätta ner foten och peka ut en riktning. Nu har hela leverantörsledet fått en nytändning och marknaden har ritats om. I genomlysningen vi gjorde upptäckte vi en mängd bra produkter som möter våra behov – inte minst när det gäller frågan om federation.Det är oerhört positivt ur ett konkurrensperspektiv.

Även om EU och USA får ett nytt avtal på plats inom kort – vilket är planen – så tror han inte att myndigheterna backar tillbaka till det läge som var innan.

– I dag har vi en helt annan konkurrenssituation och kanske har vi heller inte bara en leverantör framöver. Men oavsett vad som händer så måste vi fundera över hur vi skyddar vår digitala suveränitet – inte minst i dagens omvärldsläge.

Ny rekryteringsstrategi

Efter pandemin och genomslaget för distansarbete har Kronofogden gått steget längre än många andra och låter alla som inte måste vara inne för att verksamheten ska fungera arbeta hemifrån.

Något som också använts i en uppmärksammad rekryteringsstrategi som sjösattes förra året och där man just utnyttjar att vi nu kan arbeta digitalt och anställer folk oberoende av var de bor i landet.

– Som så många andra kliade vi våra huvuden och funderade över hur vi skulle få tag i kompetens. Men nu har vi fått tag på personer inom flera områden som är svårrekryterade – som säkerhet och arkitektur, säger Johan Acharius.

Hade inte pandemin ställt arbetslivet på ända så hade konceptet knappast blivit av eller flugit på allvar tror han.

– Man brukar säga att det tar två år för att ställa om ett beteende och få en förändring – och pandemin varade ju så länge.

Alla som rekryteras och kan arbeta hemifrån där de bor hör ändå till ett kontor dit de kan komma in och träffa kolleger, även om de har andra arbetsuppgifter, eller sitta och jobba där. Och Johan Acharius tycker att det är en möjlighet som kanske kunde utnyttjas ännu bredare inom staten.

– Ur ett koncernperspektiv kunde ju alla de kontor som staten har runtom i Sverige öppnas upp och användas av medarbetare på olika myndigheter så att vi kunde rekrytera i hela landet.

På CIO Awards den 12 december utser vi Årets CIO, Årets digitala projekt, Årets hållbara projekt och Årets digitala inspiratör. Pristagarna utses av en oberoende jury bestående av tidigare vinnare, forskare och experter. Var med och heja fram vinnarna!

Läs också: Kronofogdens smarta rekryteringstrick – ”plötsligt fick vi in senior it-kompetens”
Nu har Kronofogden kopplat ur stordatorn – ”som en arkeologisk utgrävning”