Ulf Wallin, Nobel Biocare, är Årets CIO 2005

CIO-rollen är väldigt tydlig för Ulf Wallin. Det som gäller är att förstå affärskraven och att sedan kunna omsätta den förståelsen till konkreta lösningar.

– Dessutom måste du ständigt vidareutveckla verksamhetens förståelse för IT för att göra ännu bättre affärer möjliga, konstaterar han.

Det är nu drygt tre år sedan Ulf Wallin blev rekryterad till dentalföretaget Nobel Biocare som CIO och ansvarig för logistikkedjan. Sedan dess har han genomfört flera dokumenterat lyckade projekt och han anses rent allmänt vara en god ledare och förebild. Själv säger han sig vara mest nöjd med att ha lyc­kats stärka affärskompetensen på IT-sidan.

Sammantaget har de goda vitsorden förlänat honom den prestigefyllda utmärkelsen Årets CIO i CIO Swedens och Accentures nyinstiftade tävling CIO Award.

På vilket sätt är du en bra CIO, Ulf?

– Det ska helst någon annan svara på, men förhoppningsvis är en av mina fördelar att jag är lyhörd och förstår verksamheten.

Vilken är din främsta bedrift i rollen?

– Förmodligen att jag har förbättrat kommunikationsplattformen mellan affärsområdena och IT. En annan sak som jag är väldigt nöjd med är lanseringen av vår shop online– lösning, men det är inte jag som drivit den saken utan marknadsavdelningen – som i sin tur fått hjälp och stöd från oss på IT.

Vad utmärker en bra CIO, tycker du?

– Jag har aldrig jämfört olika CIO:er och funderat på vad som gör dem bra eller dåliga, men för egen del handlar det framför allt om förståelsen för att IT är något mer än teknik.

– Dessutom är det viktigt att agera proaktivt och påvisa möjligheter. Du får aldrig fastna i en situation där du bara genomför vad verksamheten vill ha. Du måste själv komma med förslag på hur verksamheten kan förbättras med IT. En bra CIO gör IT till en strategisk komponent som företaget använder redan från början i planeringen.

– Sedan är det förstås så att olika förutsättningar ställer olika krav på den person som är CIO. En CIO kan ju komma från väldigt många olika bakgrunder och vilken bakgrund som passar ett enskilt företag beror på de förutsättningar som gäller där.

Vilken är din egen bakgrund?

– Jag började med att läsa industriell ekonomi på Tekniska Högskolan i Linköping och inriktade mig på logistik. Efter studierna ville jag jobba internationellt och 1985 började jag på SKF. Det blev mycket utlandsarbete redan från starten – bland annat i Belgien, Marocko, Italien och Tyskland – och jag jobbade hela tiden i gränslandet mellan logistik och IT. Ett tag var jag systemanalytiker och översatte verksamhetskraven till IT-supporten i Bryssel. Sen gick jag helt över till verksamhetssidan och planerade fabriker i Tyskland, Spanien och Italien och under en tid var jag logistikchef för en fabrik i Tyskland.

– 1996 flyttade jag hem och började arbeta på IBM med ERP-verksamheten och 2002 blev jag rekryterad till Nobel Biocare.

En vanlig fråga är huruvida IT ska vara en ren stödfunktion eller en inkomstbringare. Hur ser du på den saken?

– Jag får nog säga både och. Man vill ju helst att IT ska vara en inkomstbringare, men samtidigt kommer IT alltid att vara en viktig stödfunktion. Det får man inte glömma.

– Självklart är det så att vi stödjer de olika verksamhetsområdena med IT-funktionalitet, 24 timmar, sju dagar i veckan. Viktigast är att IT hela tiden stödjer företagets tillväxt. Man måste kunna växa och IT får aldrig bli en bromskloss i den utvecklin­gen. Nobel Biocare växer i snitt med 30 procent varje år och det är ju väldigt mycket.

På vilket sätt stödjer IT Verksamheten?

– Vårt huvudsakliga mål på IT-sidan är att se till att försäljningsorgansiationen kan nå våra kunder på bästa möjliga sätt. Samtidigt har IT blivit en stor del av vårt erbjudande till kunderna. Idag tillhandahåller vi exempelvis ett planeringsverktyg för tandläkare där de kan förbereda en operation virtuellt. När de är nöjda med planeringen går det önskade orderinnehållet iväg till oss. Antingen till våra lager eller till vår produktion av individuellt anpassade produkter.

Hur ser IT-avdelningen ut och hur ser de som arbetar där på sitt uppdrag?

– Vår IT-avdelning består globalt av 37 personer och vår vision är helt enkelt att öka företagets totala konkurrenskraft – så att vi kan växa och skapa lönsamhet. Det är för övrigt samma vision som resten av verksamheten har som övergripande mål.

Du säger dig vara nöjd med att ha lyckats förankra affärsmålen på IT-sidan. Hur har du gått till väga rent praktiskt?

– En viktig sak jag har gjort för att förankra affärsmålen är att se till att någon från IT-sidan är med på de normala mötena inom varje affärsområde. På så sätt blir IT en naturlig del i utvecklingsarbetet från början.

– Jag upplever överlag att våra affärsmål är väl förankrade hos alla som arbetar på företaget, inklusive vår IT-avdelning. Alla som börjar här får exempelvis genomgå ett introduktionsprogram och i det ingår bland annat att man träffar koncernchefen och övriga funktionsansvariga i ledningen. På så vis får alla på IT-avdelningen en naturlig kontakt med företagsledningen för sitt vidare arbete.

– Själv sitter jag mitt i IT- och supply chain-avdelningen, så det är aldrig några långa vägar mellan någon på vårt kontor.

Tycker du att verksamhetssidans syn på IT har förändrats under din tid som CIO?

– IT har definitivt hamnat mer i fokus under de senaste åren. Jag tycker att det känns som att man har tagit upp IT-frågorna på en betydligt högre, mer strategisk, nivå.

Är det din förtjänst?

– Nja, det här har nog inte skett så mycket på grund av mig, utan det handlar i högre grad om den förändring som hela vårt företag har genomgått. De senaste åren har vi utvecklats från att vara en produktleverantör till ett företag som förser marknaden med nya koncept och lösningar för dentalbehandlingar. Där blir IT en naturlig del i erbjudandet. Att synen på IT har förändrats är därför helt naturligt.

Vad har du själv kunnat tillföra?

– Det jag har bidragit med är förhoppningsvis ett mer processorienterat synsätt på förändrings- och förbättringsarbete. Verksamhetssidan äger frågan, men IT-sidan kan både stödja en förändring och – framför allt – fungera som en proaktiv katalysator. De flesta av företagets förändringsprojekt innefattar idag någon form av IT-innehåll, även om man kanske inte tror det initialt.

Vilka är de viktigaste IT-projekt du har varit med och drivit?

– Viktigast i år är absolut det senaste projektet som jag nämnde tidigare, ett system för operationsplanering som går under namnet Nobel Guide och som sjösattes i juni i år. Med detta kan våra kunder, tandläkarna, planera sina operationer virtuellt i förväg och beställa produkter från lagret eller fabriken.

– Den här lösningen har totalt förändrat tillvaron för våra kunder och är därför den viktigaste IT-leveransen i år. Ur strikt IT-perspektiv innebär det bland annat att vi har integrerat våra egna system med SAP.

– Ett annat viktigt projekt är vår Shop-Online, som är den första helintegrerade webb­shopen i vår bransch. Många av våra kunder är små tandläkarpraktiker med fullbokade kalendrar. Nu kan de handla våra produkter dygnet runt och få svar på frågor om pris och tillgänglighet. Projektet startade januari 2004 och har nu rullats ut i över 20 länder.

– Tack vare detta har vi själva också fått en mer effektiv orderprocess. Vi har helt enkelt kunnat öka vår försäljning kontinuerligt utan att behöva öka vår manuella kundorderavdelning per land i samma utsträckning.

Vem initierar oftast IT-projekten på Nobel Biocare, IT- eller verksamhetssidan?

– Vi är en rörlig organisation med tillräckligt högt i tak för att alla ska kunna komma med idéer som leder till projekt. Ingen blir stoppad om hon har en bra idé, tvärtom.

– Av de projekt jag tidigare nämnde så kom förslagen från säljsidan och marknadsavdelningen. Men många initiativ kommer från oss på supply chain-sidan också. Till exempel har vi integrerat våra externa leverantörer med en så kallad Vendor Managed Inventory-funktionalitet, där leverantören själv är ansvarig för lagerpåfyllnad efter uppsatt avtal.

– Slutligen kan sägas att vi är väldigt kunddrivna så det mesta börjar därifrån. Även interna processförbättringar kräver ett hållbart business case innan de drar igång.

Hur värderas projektens inverkan på verksamheten rent ekonomiskt?

– I första hand tittar vi på om de är försäljnings- eller lönsamhetsbefrämjande därefter på hur de påverkar kostnaderna.

Vilka anser du vara de tre viktigaste egenskaperna hos en god ledare?

– Det som främst kännetecknar en god ledare är förmågan att vara visionär. Att kunna se framåt och förstå vilka möjligheter som företaget har. Sedan gäller det förstås för alla ledare att föregå med gott exempel, att "walk the talk". Med det menar jag att det gäller att visa med handling det man säger att man vill att andra ska göra. Det går inte att beordra medarbetarna att utföra saker eller att arbeta på ett visst sätt om man inte gör det själv.

– Slutligen handlar det om att kunna kommunicera. Att hela tiden kunna förklara och beskriva hur man vill att saker och ting ska gå till. Att förklara helhetsbilden utifrån detaljerna och kunna berätta varför man ska göra på det ena eller på det andra sättet.

Vilka egenskaper har du själv som gör dig till en bra ledare?

– Återigen är det här något jag tycker att någon annan vore bättre lämpad att svara på. Men en sak som jag hoppas att jag är hyfsat bra på är att kommunicera.

Så tyckte juryn

... om Ulfs syn på IT som möjliggörare:

”Ulf ser IT som en stor del av Nobel Biocares erbjudande till kund. Detta synsätt delas av ledningen. Enligt Ulf beror det främst på att företaget under de senaste åren har förändrats från produktleverantör till att erbjuda koncept. Själv har han bidragit med en processorienterad syn på förändringsarbete. IT kan vara ett stöd men också en proaktiv katalysator. Betyg: 5/5

... om Ulfs arbete på IT-avdelningen:

”Det Ulf är mest nöjd med under sin anställning är att han ökat affärskompetensen på IT-avdelningen. IT-avdelningen vet vart den är på väg och man är medveten om att man är en kritisk enhet för företaget. Ulf arbetar aktivt med att få med IT på de normala mötena inom affärsområdena. IT blir på så sätt en naturlig del i utvecklingsarbetet från början.” Betyg: 5/5

... om hur Ulf lyckats med IT-projekten:

”Flera projekt har varit igång de senaste ett till tre åren, många med särskilt fokus på kundnyttan; Nobel Guide med virutell operationsplanering och en onlineshop är två exempel. I ett annat projekt, Nobel Smile, ligger fokus på slutpatienten. Att projekten varit lyckade bekräftas av både ledning och IT-avdelning.” Betyg: 5/5

... om Ulfs befrämjande av kundnytta:

”Nobel Biocare är ett kunddrivet företag, där de flesta IT-projekt utgår från behovet hos kunden. Just IT är en stor del av Nobel Biocares erbjudande till kund. Ett av IT-avdelningens mål är att förbättra kunderbjudandet. Betyg: 5/5

Sagt om Ulf Wallin

”Ulfs syn på IT har skapat en positiv miljö för att arbeta med IT-frågor. Vi har fått en bra balans mellan IT- och marknadssidan och vi vet hur vi ska arbeta tillsammans. Det är viktigt att IT-frågorna passar in i och stöttar affären, och jag har en mycket bra allmän uppfattning om de IT-projekt som genomförts under Ulfs tid.”

– Robert Gottlander, marknadschef

”Ulf Wallin har varit duktig på att förankra affärsmålen hos oss på IT-avdelningen. Vi vet vart vi ska och vad som är kritiskt för verksamheten. De IT-projekt som har genomförts under hans tid här har varit lyckade ifråga om resultat, tid och affärsnytta för verksamheten. Som chef tycker jag att han är prestigelös, insatt och intresserad. Han utövar sitt ledarskap genom att synas och vara tillgänglig. Hans bästa sida är att han får saker att hända.”

– Lena Kaneby, systemspecialist, IT-avdelningen