Stockholms Läns Landstings e-recept är Årets effektiviserande projekt 2006

Att ersätta apotekens klassiska pappersrecept med ett elektroniskt receptflöde – det är idén med vinnarprojeket e-recept. Besparingspotentialen för de första fem åren är enorm men det finns fler vinster än rent ekonomiska. 

Carina Landberg är CIO och projektledare för e-recept vid Stockholms Läns Landsting. Enligt henne ger e-recept-projektet även en mängd tidsvinster och effektiviseringar som är svåra att sätta en ekonomisk siffra på.

– Exempel på rena tidsvinster inom vården är allt från minskad telefontid med Apoteket till utebliven hantering av skrivare, fax och receptblanketter. Exempel på vinster för Apoteket är klara och tydliga recept.

– Men det kan också vara att väntrummen kan göras mindre eftersom många patienter inte behöver komma och hämta sina förnyade recept. I stället kan de gå direkt till något apotek. Skrivartrassel när läkarna ska skriva ut recepten stjäl också mycket värdefull tid, säger hon.

Kan du ge ett konkret exempel i siffror?

– Pappersrecept i form av blanketter som matas in i skrivare kostar Stockholms Läns Landsting sex miljoner kronor per år, brev och porto cirka fem miljoner per år. Då fler läkare väljer e-recept elimineras den kostnaden.

Vilka andra fördelar vill du lyfta fram?

– Faxhanteringen, då recept faxas till apoteken, har i princip upphört. Och så även telefonrecepten, då läkaren ringde in receptet till apoteket. Det är bra, en del av proceduren är att uppge olika identiteter och koder som motparten ska upprepa. Ibland kan det innebära att ett 80-tal siffror ska bli rätt, vilket är svårt vid manuell hantering.

Hur påverkas patienterna?

– Det blir klart och tydligt, den text som läkaren skriver in i sitt journalsystem står också på klisteretiketten på läkemedelsförpackningen. Dessutom slipper patienter besöka vårdcentralen för att förnya sina recept. Ett vanligt problem med pappersrecepten är att folk tappar eller glömmer dem hemma.

Säkerheten blir alltså bättre?

– Ja, kvaliteten i ordinationstexten har ökat med 25 procent, vilket ökar säkerheten. Risken för förfalskade recept har minimerats. Vid läkemedelslarm kan man snabbt och säkert identifiera vem som har fått ett visst läkemedel.

Hur växte idén med e-recept fram?

– Redan för tio år sedan genomfördes en del mindre projekt mellan lokala apotek och några vårdcentraler på vissa mindre orter. Apoteken tyckte det var en lysande idé men från vården var intresset svalt, främst i större städer.

Hur kan det komma sig?

– Ett problem var att det inte fanns någon gemensam IT-infrastruktur mellan vården och Apoteket. Därtill är många läkare konservativa. Det finns en hel del läkare som saknar datorer och föredrar att skriva ut recepten med sina pennor.
Men i juni 2001 kom ett politiskt beslut i Stockholms Läns Landsting om att satsa på e-recept och investera i bland annat en receptserver. En projektledare skulle tillsättas så jag tackade ja till jobbet.

Vilka blev dina första arbetsuppgifter?

– Jag började med att rekrytera folk med rätt kompetens till projektet, både inom vården och inom Apoteket. Som mest var vi tolv stycken. Vi kom fram till att projektet skulle ha fyra faser; uppstart, pilot, breddinförande och avveckling. Men det är två helt skilda kulturer i vården och Apoteket. Så det blev en hel del kulturkrockar.

Vilka andra utmaningar stötte ni på?

– Hela landstingets receptprocess var pappersbaserad. Och få kände till e-recept. Stora delar av projektet bestod av ett ständigt lärande, både inom vården, Apoteket och bland befolkningen.

Drog ni nytta av de tidigare försöken?

– Vi var på besök i Landstinget Blekinge, Men det gick inte riktigt att kopiera till Stockholm. I Blekinge har de 900 000 recept om året. Det är vad vi har i månaden. Därtill finns det betydligt fler apotek i Stockholm.

Vad var viktigt i projektet?

– Vi insåg snabbt att det måste finnas en gemensam e-receptbrevlåda där alla apotek i Sverige ska kunna komma åt e-recepten. Men annars handlade det egentligen mer om att skapa ett klimat för att lyckas, om information och kommunikation, än om teknik. Och om att kunna säkerställa att medicinsk data skulle skyddas.

– Ett nära och effektivt samarbete mellan marknad och produktion var a och o. Förutom landstinget och Apoteket var en uppsjö andra aktörer involverade, exempelvis leverantörer av journalsystemen.

Hur reagerade patienterna?

– Bra! Vi var oroliga för att äldre människor skulle ha svårt att ta till sig e-recept. Men det visade sig att äldre damer var mest positiva. Målet var att 20 procent av alla recept i Stockholms län skulle vara elektroniska inom ett år och det nådde vi mer än väl.

Vad var du mest orolig för?

– Att inte få tillräckliga resurser för förvaltningen och över hur vi skulle få det att fungera när så många organisationer och företag skulle samarbeta. Skulle alla inse att de var en liten, men viktig, del av kedjan?

Vilka fallgropar hamnade ni i?

– Att säkerställa kommunikationen mellan vården och Apoteket var inte helt lätt. Ansvaret ligger hos våra nätleverantörer som från början inte förstod hur viktig kedjan var. Det tog ett tag innan de lärde sig att inte byta routrar under kritiska perioder på dygnet, eftersom e-recepten då inte kom fram.

Vad var det svåraste i projektet?

– Att få vården och Apoteket att förstå varandra. De hade helt olika uppfattning om varje moment. Men med hjälp av nyttokalkylen kunde jag förena parterna. Och vi har också lärt oss att bli tydligare i våra budskap.

Hur säkerställdes ledningens stöd?

– Genom att ha fem projektägare både i Apoteket och i SLL. Apoteket är en stor organisation som är hierarkiskt uppbyggd medan SLL består av många beslutsfattare. Därför är det optimalt att alla är med och äger projektet, och ansvarar för förvaltningen.

Projektet slutade sista december 2005. Vad händer nu?

– Såväl SLL som Apoteket tyckte att projektet blev så framgångsrikt så nu finns ett tvåårigt avtal. Det hanterar samarbete med alla nya läkemedelstjänster. Ett operativt forum har skapats för samarbete mellan SLL, Apoteket, Västra Götalandsregionen och Region Skåne för att införa e-recept. Och ett stort intresse har även visats internationellt.

Är målet att 100 procent av recepten snart ska bli elektroniska i Stockholm?

– Nja, det är upp till varje vårdenhet. Och alla är inte datoriserade. Därtill måste läkare gå på utbildning. Men alla Sveriges drygt 900 apotek kan ta emot e-recept.

Varför är e-recept ett vinnarprojekt?

– För att det finns tre vinnare; vården, apoteket och patienterna. Det sparar tid och pengar och fungerar!