Fallgropen nummer ett när du upphandlar BI-verktyg: du jämför olika offerter och väljer den som är billigast och erbjuder mer funktioner än de andra.
– Upphandlaren glömmer helt enkelt bort vad man frågade efter. Men det är den beslutsstödsleverantör som bäst erbjuder en lösning utifrån ditt förfrågningsunderlag som ska vinna affären, säger Dan Frödén, grundare av upphandlingskonsulten Tenders in Europe - ett företag som processar nästan tusen upphandlingar eller anbud per år.

Användarverktygen i BI spänner från enklare finansiell rapportering till avancerad analys av kundbe­teenden eller marknadstrender.
– Börja med att identifiera behov och utgå från din egen verksamhet. Ledorden vad, varför och för vem måste lyftas fram, säger Frödén.

Är det en stor verksamhet kan en upphandlingsgrupp ta fram en beskrivning av olika leverantörers beslutsstödsverktyg. Sedan gäller det att skala ner beskrivningarna till ett internt förfrågningsunderlag.
– Varje avdelningschef kan redogöra för vilka delar i verktygen de har ett starkt behov av. Då skalar du bort dina egna preferenser och finner ett helt annat system än vad du hade tänkt dig från början.
– Det gäller också att kommunicera att behoven inte får spräcka din investeringsbudget. Man kan inte få en Porsche till priset av en folkvagn, säger Dan Frödén.

Det interna underlaget kan visa att ledningen vill ha verktyg för att jämföra nyckel­tal med målsättningar, medan anställda med produktansvar vill ha snabbare lönsam­hetsinformation. Och marknadschefen vill ha vassa verktyg för omvärldsanalys.
Utifrån det kan du lättare ta fram ett förfrågningsunderlag. I förfrågan ska även tekniska, administrativa och kommer­siella kravspecifikationer dokumenteras.

Beslutsstöd är på väg att bli en väl integrerad del i större affärssystem. Men även om du har ett komplext affärs­system ska du inte lockas att tro att beslutsstödsmodulerna är optimala för just din verksamhet.
– Begär offerter både från affärs­systemsleverantörer och nischade BI-leverantörer. De nisch­ade erbjuder vanligen vassare funktioner, säger Dan Frödén.

Och när offerterna kommer in ska du alltså inte stirra dig blind på pris eller tekniska finesser. Gå vidare med dem som bäst följer dina kärn- eller skallkrav och behov. De kan få demonstrera sina verktyg i praktiken. Referenskunder, menar dock Dan Frödén, ska man ta med en nypa salt.
– Många får betalt för att vara referenser, och de kan vara subjektiva. Kontakter med referenskunder blir snarare bekräftelser än något som tillför någon information av värde för din upphandling, säger han.
 

6 upphandlingstips

Beslutsunderlaget blir aldrig blir bättre än informationen i datalagret. Ibland krävs förutom användarverktyg även investeringar i data warehouse och kringprodukter som ETL-verktyg och datatvättsmoduler.
Lär av gamla upphandlingar. Ta reda på vad som gick bra eller mindre bra.
Planera upphandling och genom­förande i olika steg. Inte hela lösningen i ett jätteprojekt.
Värdera utifrån intervjuer vad som är viktigt (Fasta rapporter? Analysmöjligheter? Snygga presentationer?) för olika användargrupper.
Definiera i förväg de krav som finns och vilka datakällor och vilka data som krävs.
Som alltid: Ta varje chans till referensbesök.


Upphandlingsguiden:
33 alternativ för din BI

Ladda ner gratis här

Fakta

I år omsätter den svenska marknaden för beslutsstöd, business intelligence (BI), 2,7 miljarder kronor – 700 ­miljoner i licens­försäljning och 2 miljarder i konsult­insat­ser. Nästa år väntas en ökning på 7 till 10 procent. Branschen kan delas in i tre segment:
• Pure players. Lösningar för företagsledning och traditionella beslutsfattare. Dessa kräver större installationer. Två exempel är Cognos och SAS Institute.
• Projekt-BI. Det snabbast växande segmentet. Enklare beslutsstöd med bred målgrupp. Verktygen måste snabbt komma på plats i nya projekt – när en ny tjänst ­eller produkt ska etableras, eller ett företag ska etablera sig på en ny marknad. Qliktech och Microsoft är två leverantörer som nosar på projekt-BI.
• BI-portaler. Här handlar det om att länka samman BI-initiativ mellan olika processer så att vd och andra i ledningen kan få en helhetsbild och snabbare kan skapa beslutskraft. Här jobbar BI-leverantörerna tajt med externa BI-konsulter för att få lösningarna på plats.

Därtill finns också mindre leverantörer som erbjuder nischade BI-verktyg och inte minst alla större affärssystemsföretag som har någon form av BI-funktion. Genom att affärssystemsjättarna förvärvar beslutsstödsföretag växer affärssystem och beslutstöd samman ännu mer. SAP har bland annat köpt Business Objects, Oracle har slukat Hyperion och IBM har köpt Cognos.

En trend är att bi lanseras som hyrd programvara via internet (software as a service). En annan är att beslutstöd görs tillgängligt för allt fler användargrupper.
En tredje trend är att BI växer ihop med ECM (enterprise content management) och CPM (corporate performance management, resultatbaserad företagsstyrning). BI-portalerna är i sammanhanget en viktig möjliggörare för att göra dessa informationsöar tillgängliga på en övergripande nivå.

Niklas Zandelin, vd på analysföretaget Exido, berättade för
Johan Cooke, som skrev.